1、首先，进行报表定义时，必须做好要有一张空表的格式，即这张表的表头是什么样，表的栏目有多少，栏目的名称是什么，有多少行，表尾有什么。
2、其次，可以在屏幕上画一张空白的表格，并将其保存在一个文件里，我们称这个文件为报表格式文件。
3、接着，要知道这张表的每栏数据是怎么来的，从帐目中取得某个科目的余额或发生额或年初数，我们称之为“取数公式”。
4、然后，从前期的报表或其他报表或本表中经过加减乘除等计算而来，我们称之为“计算公式”，把两个公式分别存在两个文件中。
5、再次，要对各栏目横平竖直检查勾稽关系进行描述，将其存在一个文件中，称之为“校验公式文件”。
6、最后，要建立一张报表，就要有报表格式、取数公式、计算公式和校验公式这样四个文件。
