1、首先需要明确出差的地点、时间、往返人员、办什么事情、需要带什么东西、什么时候回来、有什么注意事项等一系列基础信息。
2、根据出差的地点、往返人员及时间，确定火车的班车和座次，准备1-3种出行计划，如不同时间、不同车次、不同席位等。提前了解领导的喜好，如靠窗、靠路、邻座同事安排等。
3、了解出差地天气情况，接车安排，如无人接车，自己安排接车如滴滴。联系目的地人员确定基础的行程、对接人员、准备资料或礼品。
4、向领导汇报出差计划及安排，主要汇报往来车次、出差计划、住宿安排、领导安排事项等。根据领导指示对出差行程进行预定或调整。
5、出差过程中，在火车上需要准备茶叶、纸巾、充电宝、电脑、工作资料、报刊等资料，根据领导出差需求，安排领导火车上的就餐、工作、休闲等。
6、整个出差结束后，需要对出差过程中获得信息、资料进行搜集整理，并对出差过程中产生的费用想财务申报，进行报销。
