1、首先，企业在经营过程中如果需要使用备用金款项，那么企业应该建立相应的备用金管理制度，制度中要明确规定备用金的使用范围、借款条件、额度、借款期限等项目。
2、在账务处理上，备用金款项通过“其他应收款”科目进行核算。企业向内部单位或个人支付备用金时，用款方应提交借款申请并通过审核。相应的账务处理如下。
3、向内部单位或个人支付备用金时，做以下账务处理：
借：其他应收款-备用金-××单位或个人
贷：银行存款或现金
4、按照备用金使用期限，到期返还备用金时，做以下账务处理：
借：银行存款或现金
贷：其他应收款-备用金-××单位或个人
5、如果备用金使用方通过备用金报销费用时，备用金使用方提交报销单据与报销申请，财务人员审单与核准，经审批后，做以下账务处理：
借：销售费用/管理费用等-各报销明细
贷：其他应收款-备用金-××单位或个人
6、财务人员需要定期核查与清理备用金挂账，特别需要注意账龄较长的备用金挂账款项。对于离职员工，必须先清查是否存在未返还的备用金。对于超过返还期限的备用金，必须及时跟进与处理。
