1、第一，语言简洁精炼，意思是让人能读懂，没有错别字，没有语病，不因为错别字，语病等原因，使读者产生歧义，造成误解，使得规章制度不但没有落实，反而引起了另一方面不必要的麻烦。
2、第二，在正文里面把为什么要罚款的事由交代清楚，用通俗易懂的话把事情说明白就可以了，不要用一些辞藻来过分的修饰。
3、第三，必须写清楚违章人员在什么时间什么地点违章的，也就是说，时间，地点必须要写清楚。
4、第四，附照片，用照相机把违章人员拍摄下来，并且附在罚款通知单上，进行作证说明，这样更具有说服力。
5、第五，交代清楚罚款的依据，例如根据什么文件，第几条，第几款，他违章了什么位置，应该给他罚款多少钱，这样做到有理有据。
6、第六，注明检查人，单位，领导签字，开始发违约处理通知单给违章单位。
