1、在编写邮件时第一步需要优先填写邮件主题，邮件主题由该邮件目的决定，一般不超过8个字；第二步需要确定收件人，收件人一般是该邮件直接相关人员；第三步确定抄送人，抄送人一般是需要知悉该邮件信息的人员，或者收件人的直属上级。
2、添加收件人和抄送人的时候也是有要求的，首要原则是按照职位从高到低排列，在这个条件的基础上尽量把同部门的人放在一起。如果收件人或者抄送人中有自己同部门的同事，一般也会放在其他部门同事后面。另外，邮箱群组是一定要放在人后面的。
3、编写邮件正文前需要先确定称呼，如果收件人人数较多一般会用“Dear all”或者“Dears”，如收件人只是一个人，可以直接用“Dear 张三”，根据英文书写习惯，后面应该用“，”。
撰写正文说明前因后果即可，如果有时间限制请务必写清楚，且说明具体原因。一般来说会在邮畜沃缝件结尾附上一句“如有问题请与我联系”。称呼和邮件正愁译文一般会用微软雅黑字体政哄，字号为10号，观看起来最为舒服。
