1、 确定会议时间和内容
和相关领导确认会议时间、会议内容（议程）以及需要特殊注意的地方。
2、 通知与会人员
会议时间、内容确定后，通知相关与会人员，千万不要落下，通知到谁都记录在通知簿上，制作通知簿有两点好处，一是可以确定是否有通知遗漏，二是防止后来个别与会人员没来参会，领导误会你没有通知到。
3、 制作会序
根据会议规模和重要程度决定是否要制作会序册。
4、 准备会议材料
如有领导讲话，则需提前与领导沟通，确定讲话内容，准备相关会议文字材料。
5、 确定是否需要新闻报道
根据会议内容及重要程度，确定时候需要新闻宣传报道，如果需要，通知相关新闻报道人员。
6、 制作会议桌牌和签到表
根据与会人员名单，制作会议桌牌、确定座位次序以及会议签到表。
7、 准备食宿
若参会有外地人员，需提前订好宾馆和酒店，并与宾馆和酒店管理人员确定好需要需要提前备好的东西，如菜单等等。
8、 车辆准备
会议当天，要协调好可支配的各种车辆，保证会议及时高效。
9、 麦克风调试及矿泉水
要提前一天进行麦克风调试，会议当天摆好水和会议笔记等等。
