1、会议准备阶段
会议开始前，作为会议的主导人，你必须拥有会议议程，参会人员信息，出席领导或者嘉宾有哪些，是否需要投影设备，音响设备等，是否需要有会议记录，然后进行会议开始前的人员分工，明确责任，确保会议准备工作万无一失，同时，还要提前发送邮件或者电话通知与会人员准时到场，保证会议能准时开始。
2、会议提纲
既然是部门内部会议，无非是对某项工作的讨论，或者是部门内部常规的月会，周会等，如果是专项会议，一般有如下内容:
①会议主旨
②会议讨论事项
③主管总结或专案总结。
3、如果是部门内部周会，一般有如下内容:
①上周工作总结
②本周工作计划
③重点或专案事项完成进度说明
④业内相关信息分享
⑤领导总结及工作点评
4、会议实施
有了充足的准备，又有对应的会议提纲，那么会议就可以按照计划开展，会议实施过程中，务必保证按照计划进行，每个部分的时间不可超时，会议主席或主持必须控场，如遇突发事件，必须及时应变，在不影响会议正常进行的前提下，妥善解决。
5、会议总结
一场会议结束后，正确的做法是必须行成会议记录，按照会议提纲进行整理，有相关会议负责人及主要事项说明，然后由会议主席签字后存档，以备随时查阅。
